Софт и Веб

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Warning: Parameter 1 to modMainMenuHelper::buildXML() expected to be a reference, value given in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/libraries/joomla/cache/handler/callback.php on line 99
Главная / Автоматизация
Публикации на тему: Автоматизация

Программное обеспечение автоматизации процессов и документооборота

Печать

Юрий Шкумат,
Руководитель проектной группы департамента консалтинга
«ИНТАЛЕВ Украина»
Журнал «Capitalist», октябрь 2006

 

1. Зачем нужна автоматизация документооборота

Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика. По некоторым статистическим данным: 

  • на поиски и согласование документов руководитель тратит до 45% рабочего времени;

  • рядовые сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени;

  • 70% документов создаются заново вместо изменения существующих;

  • 6% документов безвозвратно теряются;

  • каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

  • стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными;

  • общие потери времени, связанные с документооборотом – 8 часов в неделю (20%) на каждого сотрудника.

Очевидно, что в зависимости от многих факторов (страна, время, компания, и т.д.) проценты могут быть разными. Но неопровержимым фактом является то, что проблема существует и ее нельзя игнорировать.

 

2. Терминология

«Документ»

Прежде чем детально обсуждать функции и реализацию отдельных компонентов системы автоматизации документооборота необходимо кратко остановиться на формализации термина «документ» по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:
  • «Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
  • Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
  • Электронный документ – в отличие от образа документа, также представляющий собой файл, внутри содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).
  • Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К последней группе документов относятся отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ «живет» только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

 

 

Основные разделы ТЗ

Печать
В качестве примера рассмотрим стандарт на разработку ТЗ по форме ГОСТ 19.201-78, который включает в себя следующие разделы:

  • Техническое задание оформляется в соответствии с ГОСТ 19.106-78 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301-68, как правило, без заполнения полей листа. Номера листов (страниц) проставляют в верхней части листа над текстом.
  • Лист утверждения и титульный лист оформляют в соответствии с ГОСТ 19.104-78. Информационную часть (аннотацию и содержание), лист регистрации изменений допускается в документ не включать.
  • Для внесения изменений или дополнений в техническое задание на последующих стадиях разработки программы или программного изделия выпускают дополнение к нему. Согласование и утверждение дополнения к техническому заданию проводят в том же порядке, который установлен для технического задания.
  • Техническое задание должно содержать следующие разделы:
     

    Как автоматизировать магазин

    Печать

    Как известно, решение многих задач упрощается, если известен алгоритм, то есть последовательность шагов, выполнение каждого из которых приближает нас к поставленной цели. Поэтому сложную задачу автоматизации магазина мы разобьем на шаги-этапы.

    Итак, процесс автоматизации магазина, как правило, проходит следующие этапы:

    1. Выбор формата торговли

    2. Выбор оборудования

    3. Выбор информационной системы

    4. Соединение информационной системы с технологией бизнеса

    5. Приобретение оборудования и информационной системы

    6. Внедрение информационной системы

    7. Эксплуатация и развитие информационной системы

     

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 129

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 135

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 129

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 135

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 129

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 135

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 129

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 135

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 129

    Warning: Illegal string offset 'active' in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/templates/ja_purity/html/pagination.php on line 135


    Страница 1 из 5

    Навигация


    Warning: Parameter 1 to modMainMenuHelper::buildXML() expected to be a reference, value given in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/libraries/joomla/cache/handler/callback.php on line 99

    СОФТ


    Warning: Parameter 1 to modMainMenuHelper::buildXML() expected to be a reference, value given in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/libraries/joomla/cache/handler/callback.php on line 99

    Новое


    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_latestnews/helper.php on line 109

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_latestnews/helper.php on line 109

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_latestnews/helper.php on line 109

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_latestnews/helper.php on line 109

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_latestnews/helper.php on line 109

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_latestnews/helper.php on line 109

    Популярное


    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_mostread/helper.php on line 79

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_mostread/helper.php on line 79

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_mostread/helper.php on line 79

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_mostread/helper.php on line 79

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_mostread/helper.php on line 79

    Warning: Creating default object from empty value in /var/www/u8026042/data/www/softandweb.ru/modules/mod_mostread/helper.php on line 79

    Rambler's Top100