Сегодня много говорят и пишут о том, что в последние несколько лет у нас в стране активно распространяются супермаркеты и развиваются торговые сети. Это действительно так, и широкая поступь этих торговых форматов стала заметна уже не только в столице. Известно и то, что их существование неразрывно связано с информационными технологиями (ИТ). Действительно, ни один менеджер не в состоянии вручную оперировать ассортиментом в 20-40 тысяч наименований, компьютер же с этим справляется без труда.
А как быть небольшому торговому предприятию? Идти в ногу с прогрессом и накупить побольше электронного оборудования? Или сэкономить на этом - пусть сотрудники работают, как прежде, а если не будут справляться, то можно взять дополнительно одного-двух человек, тем более что оплата персонала - отнюдь не самая большая статья расходов у отечественного предпринимателя? Разумеется, ответы на эти вопросы зависят от многих факторов и обстоятельств, однако полезно иметь в виду ряд общих соображений и конкретных цифр.
Итак, небольшой магазин
Прежде всего, определим область нашего рассмотрения - что представляет из себя "небольшой магазин"? Как правило, под этим понятием подразумевается розничное предприятие с торговой площадью от 70-100 до 350 кв.м. Магазины такого размера обычно не имеют перспектив расширения; а помещения большей площади довольно быстро "разбираются" (и сегодня эта тенденция хорошо заметна) торговыми сетями для организации супермаркетов. Товарный ассортимент небольших торговых предприятий обычно ограничивается 4-6 тысячами позиций, а количество персонала редко превышает 35-40 человек. Такие магазины обычно преобладают в районах старой застройки, да и в новых "спальных" районах их тоже немало (например, в зданиях жилых домов или пристройках к ним).Здесь магазины чаще всего (в старых районах особенно) представлены "прилавочным" форматом, отдача которого существенно ниже, чем при самообслуживании. Как отмечают специалисты, при переходе к торговле по принципу самообслуживания, товарооборот возрастает на 20-30°" (за счет более быстрого обслуживания покупателей и удобного доступа к товару). Эти цифры справедливы не только для супермаркетов, но и для торговых предприятий, подходящих под определение "небольшой магазин".
Пять шагов к новой жизни
Вообще говоря, следует помнить, что, задумываясь об автоматизации, мы должны быть готовы не просто перестроить и упорядочить учет (а это неизбежно, и является первым шагом, положительные результаты которого и призваны закрепить информационные технологии) - мы должны быть готовы перейти к новому образу жизни, деятельности и мышления. Ведь автоматизация означает не просто появление компьютерного оборудования - весь строй работы с этого момента будет другим: уже нельзя, например, только что привезенный товар быстренько вынести в торговый зал, написав от руки ценник - его необходимо обязательно внести в базу данных информационной системы, иначе сведения о цене не попадут в память кассового аппарата, и товар нельзя будет продать; и это лишь один из примеров той новой технологии работы, которую принесет с собой автоматизация.
В целом же весь процесс перехода к ИТ насчитывает пять основных этапов.
"Первым и очень трудным шагом для руководителя (и/или владельца) магазина является осознание тех причин, которые лежат в основе желания внедрить ИТ, - считает Алексей Голяков, директор компании "Алгоритм АКС", активно работающей в области автоматизации небольших торговых предприятий. - Разговор с новым клиентом мы обычно начинаем именно с этого, и не из праздного любопытства: от тех причин, которые привели к этому решению, зависит в конечном итоге технология, которая будет выбрана для данного проекта. Пытаясь ответить на наш вопрос, клиенты называют разные побудительные мотивы: наладить товарный учет, уменьшить убытки и пр. Однако дальнейшие расспросы приводят, как правило, к основной причине - это желание защитить свой бизнес (от ошибок, злоупотреблений, конкурентов и т.д.). Действительно, если рядом открывается супермаркет, принадлежащий известной торговой сети, то для того, чтобы выжить рядом с ним, необходимо предпринять немало усилий - от общеорганизационных мероприятий до мер по снижению издержек и оптимизации товарооборота".
Разумеется, для этого мало поставить в подсобке два компьютера, а на кассовом узле - POS-терминал. А потому второй шаг - наметить цели, понять, что же мы хотим получить в результате. На деле для этого чаще всего нужна полная или частичная модернизация магазина. Если при этом решено переходить на более современные форматы (например, самообслуживание), то необходимо продумать стиль, внешнее и внутреннее оформление, ассортимент (в соответствии с той целевой группой, на которую предполагает работать магазин), расстановку торгового оборудования, выкладку товаров и многое другое. Если в магазине нет специалиста, способного сформулировать и решить все эти проблемы, то разумнее всего прибегнуть к помощи специальных консалтинговых агентств, работающих в области торговых технологий, - они помогут разработать стиль, сформировать ассортимент, обучат навыкам мерчандайзинга, и затраченные на них деньги вернутся сторицей.
Соответственно, на третьем этапе происходит проектирование расстановки торгового и технологического оборудования. В соответствии с форматом и стилем, намеченным на предыдущем этапе, определяется, сколько и какого оборудования необходимо, как его расположить, чтобы было удобно и покупателям (видеть и брать товар) и сотрудникам (хранить и выкладывать его).
Четвертый шаг - выбор средств автоматизации. Сюда входят как соответствующие устройства (компьютеры, кассы, весы и пр. - об этом чуть ниже), так и необходимое программное обеспечение. Это лучше всего также делать вместе со специалистами, тем более, что далеко не всегда среди сотрудников небольшого торгового предприятия найдется человек, хорошо разбирающийся в тонкостях современных ИТ для торговли. В настоящее время на рынке действует немало компаний - системных интеграторов, предлагающих поставку, проектирование и внедрение специализированных информационных систем. Наиболее надежной рекомендацией для подобных компаний являются осуществленные ими проекты - реально работающие магазины аналогичного формата.
Наконец, на последнем, пятом этапе нужно не забыть об организации охраны и систем безопасности (от внешних и внутренних злоупотреблений). Сюда входят и средства оповещения, в частности, звук. Даже если в небольшом магазине он не слишком часто используется для объявлений или рекламы, то будет очень полезен для создания комфортной обстановки (например, с помощью приятной музыки).
Что предлагает рынок, и сколько это стоит?
Если мы имеем небольшой магазин площадью около 150-180 кв.м, то примерные затраты на автоматизацию составят 16-17 тысяч долл. и будут распределяться так, как показано в таблице. Прокомментируем некоторые из ее позиций.
Разумеется, для современного (пусть и небольшого) магазина оптимальным решением является не пассивная касса, а полноценный POS-терминал. При этом необязательно гнаться за известными торговыми марками зарубежного производства, сегодня вполне приличное качество обеспечивают для своих устройств и российские производители. Здесь важно правильно определить, сколько кассовых аппаратов понадобится. Как отметил Алексей Голяков, существует некий норматив: в среднем 1 кассовый аппарат на 100 кв.м площади торгового предприятия. Следовательно, наш предполагаемый магазин в 150 кв.м потребует 2 POS-терминала, укомплектованных сканером (лучше иметь пусть и небольшой, но многоплоскостной, позволяющий достигать высокой скорости обработки штриховых кодов) и термо-принтером. Последние сегодня получают все большее распространение ввиду своих несомненных преимуществ перед матричными. Так, термо-принтеры работают гораздо быстрее, практически бесшумно, позволяют более оперативно заменить чековую ленту; кроме того, отсутствие механических частей (в частности, печатающей головки) делает их более надежными в эксплуатации, а отсутствие картриджей позволяет не думать об их замене или заправке чернилами. И хотя чековая лента для них чуть дороже, а сами термо-принтеры стоят примерно на 100 долларов больше аналогичных матричных, их достоинства существенно перевешивают эти два небольших "минуса".
Для нашего магазина понадобятся в минимальном варианте 1-2 компьютера (здесь мы не учитываем компьютеры для бухгалтерии, бухгалтерская ИС в данном случае не входит в наше рассмотрение). В более надежном варианте к компьютерам полезно добавить сервер, чтобы основное хранилище информации было отделено от пользовательских мест. Кроме того, такая архитектура информационной системы дает возможность минимизировать мощность рабочих компьютеров за счет большей вычислительной мощности сервера.
Количество весов в данном случае предусматривает формат самообслуживания, при котором двое весов работают на расфасовке весового товара, а одни, к примеру, - в отделе "Овощи-фрукты".
В магазине нужен один этикеточный принтер для маркировки ходового товара, не имеющего ШК, - к сожалению, до сих пор в нашей торговле, особенно продовольственной, довольно много продуктов, либо имеющих некорректный ШК. либо не имеющих его вовсе.
Для выбора программного обеспечения, как известно, следует руководствоваться не принципом "самое дорогое" или "самое дешевое", а правилом "самое подходящее". И опять же - определить это руководителю магазина помогут профессионалы в этой области (если такого специалиста нет в торговом предприятии).
На последнем пункте (услуги) также не стоит экономить - ведь сюда входит не только оплата за прокладку локальной вычислительной сети, доставку и установку компьютерного оборудования, инсталляцию программного обеспечения, но и обучение сотрудников: кассиров (работе с POS-терминалом), товароведов (работе с системой), операторов (обработке товаров и вводу в компьютер информации) и даже руководителей - они должны знать, по каким параметрам следует контролировать работу магазина. "А такие "контрольные точки" в системе есть, - отметил Алексей Голяков. - Это, например, состояние склада, прибыль, оборачиваемость средств. По ним легко определить, как идет работа, велики ли убытки и многое другое. Однако важным условием при этом, которое мы рекомендуем соблюдать, является следующее: человек, который занимается техническим сопровождением и администрированием (будь то системный администратор или просто один из сотрудников), не должен финансово зависеть от результатов работы магазина - иначе у него будет велик соблазн увеличить их искусственным образом. Да и выбирать на эту должность мы советуем сотрудника, в честности которого руководитель не сомневается".
Наконец, итоговая сумма, фигурирующая в таблице, как правило, подвергается разнообразным корректировкам - к ней могут применяться различные скидки, рассрочки, по договоренности контракт может быть составлен с соблюдением этапности выплат и пр.
Некоторые дополнительные соображения
При автоматизации небольших магазинов, особенно если у одного владельца их несколько, неизбежно встает вопрос о целесообразности объединения их в единую сеть. Нужно ли это? Практика работы компании "Алгоритм АКС" показывает, что далеко не всегда. "Принято считать, - подчеркивает Алексей Голяков, - что интегрированная система, объединенная сетью с общим центром, куда стекаются данные (а оптоволоконные технологии недешевы, да и связь по телефонным каналам, чтобы она была устойчивой, должна быть хорошо организована), рентабельна для торговой сети, насчитывающей не менее пяти магазинов. До этой границы, особенно в случае небольших магазинов, проще и дешевле контролировать каждую торговую точку в отдельности, тем более что ИТ позволяют делать это быстро и легко. Единственным исключением из этого правила, пожалуй, являются магазины при бензоколонках - здесь обычно продается только штучный или расфасованный товар, он завозится одним поставщиком, имеет небольшую номенклатуру (не более 3 000 наименований), а торговля здесь жестко централизована. Поэтому здесь можно предусмотреть возможность передачи данных в центральный офис".
Специалисты предостерегают и от "распыления внимания" при внедрении ИТ: конечно, отдельные позиции можно приобрести дешевле у других поставщиков - например, компьютеры можно купить у небольшой фирмы, занимающейся сборкой. Однако не надо забывать и о дальнейшей судьбе информационной системы. Если компания - системный интегратор поставляет весь комплект техники и ПО, то она в дальнейшем и сопровождает ее. Иными словами, решение возможных проблем в будущем находится в одних руках, а это немаловажно, потому что в случае информационной системы это может иметь гораздо более серьезные последствия, нежели в сценке из Райкина о коллективно сшитом костюме.
В заключение - еще несколько слов о выборе собственно технологий торговли. Общепринятым в мире считается мнение о том, что самообслуживание - наиболее рациональный и эффективный на сегодняшний день торговый формат. Он достаточно экономичен в плане затрат на персонал, оптимален с точки зрения использования торговых площадей, возможности расширения ассортимента и представления товара покупателю, а главное - прекрасно разработан методически (в отношении инструментов его маркетинговой, технологической и компьютерной поддержки).
Важным моментом также является своевременность принятия решения о переходе на новый формат. Для этого необходимо тщательно отслеживать ближайшее конкурентное окружение. Так, если неподалеку намечается открытие магазина, принадлежащего крупной торговой сети (а это, как правило, случается не в одночасье, а становится известно заранее), то действовать надо незамедлительно. Небольшой продуктовый магазин сможет удержаться и успешно работать рядом с сетевыми супермаркетами только в том случае, если предлагает более высокий уровень сервиса или оригинальные ассортиментные решения. Разумеется, одним из первых мероприятий, которое напрашивается в данном случае, является хороший ремонт помещения, который необходимо использовать именно для перестройки работы - перехода на самообслуживание. При этом следует максимально использовать те "изюминки", которые имелись у данного магазина ранее и помогали ему привлекать покупателей. Например, ими могут оказаться производственный цех, выпускающий свежие полуфабрикаты высокого качества, или мини-пекарня, делающая оригинальные булочки. Если к этому добавить продуманный ассортимент товаров (а для его формирования необходимы специальные исследования предпочтений покупателей данного района) и формат самообслуживания, помогающий обслуживать людей быстро. без очередей, то такому магазину будет не страшно и близкое расположение сетевых гигантов.
В небольших магазинах можно применять и некоторые специальные приемы. Например, для частичной инвентаризации использовать кассовый узел - ведь рядом с кассой обычно располагается большое количество штучного товара ("мелочевки") и можно быстро провести его инвентаризацию с помощью сканера на кассе. Кроме того, некоторые компании (к примеру, "Алгоритм АКС") предоставляют небольшим магазинам некоторые виды оборудования в аренду. Так, мобильный терминал сбора данных (своего рода мини-компьютер, совмещенный со сканером - устройство недешевое) здесь можно взять в аренду на 1-2 дня (для проведения инвентаризации), что гораздо выгоднее его покупки - ведь в таких торговых предприятиях большую часть времени он не будет востребован.
Следует помнить и о том. что информационные технологии, отвечающие все особенностям работы магазинов самообслуживания, как правило, имеют широкие аналитические возможности, позволяющие определять динамику прибыли по отдельному наименованию, по группе товаров, выделять наиболее продаваемые позиции, а также отслеживать их зависимость от величины торговой наценки, сезонных и многих других факторов. Иными словами, в руках у руководителя оказывается мощный инструмент, дающий возможность снизить издержки (например, от "залеживания" товаров на складе) и увеличить прибыль. Последнее достигается не только увеличением ассортимента, но и повышением скорости оборачиваемости финансовых средств. По оценкам экспертов, перевод на самообслуживание дает увеличение оборота примерно на 20-25%.
Важным для работы магазина является наличие квалифицированных операторов и сотрудников, отвечающих за работу торгового зала. От первых зависит точный и корректный ввод данных о товарах, от вторых - оформление зала и выкладка товаров, привлекающая покупателей и облегчающая выбор. Если таких сотрудников в магазине нет, то необходимо провести специальное обучение тех, кто будет этим заниматься.
Примерный перечень затрат на автоматизацию небольшого магазина (150-200 кв.м.)
No / Позиция / Ориентировочная стоимость
- 2 POS-терминала в комплекте с термопринтером и многоплоскостным сканером 6000 у.е.
- 2 компьютера и сервер 2500 у.е.
- 3 весов (уровня CAS) 3000 у.е.
- 1 этикеточный принтер 400 у.е.
- Сетевое оборудование 600 у.е.
- Программное обеспечение 2500 у.е.
- Услуги (10% от стоимости поставленного оборудования и ПО) 1500 у.е.
Итого: 16500 у.е.