Как известно, решение многих задач упрощается, если известен алгоритм, то есть последовательность шагов, выполнение каждого из которых приближает нас к поставленной цели. Поэтому сложную задачу автоматизации магазина мы разобьем на шаги-этапы.

Итак, процесс автоматизации магазина, как правило, проходит следующие этапы:

Выбор формата торговли

Прежде всего, необходимо определить, в каком формате будет торговать ваш магазин. Например:

А теперь обсудим особенности автоматизации каждого формата.

Традиционный формат

Основной проблемой автоматизации "прилавочной" торговли является донесение информации об отобранном покупателем товаре до кассового аппарата:

Эти варианты, различаясь по размеру затрат на оборудования, по распределению функций и технологии работы, имеют свои плюсы и минусы. Здесь следует отметить следующее:

Супермаркет

В супермаркете кассовые аппараты расположены на выходе из зала самообслуживания, что уменьшает потребность в кассовых аппаратах и увеличивает пропускную способность магазина.

В супермаркетах рациональнее всего использовать штриховое кодирование товара, которое резко ускоряет обслуживание покупателя в кассовом узле.

Торговля по образцам

При этом формате торговли торговый зал является, фактически, демонстрационным залом, в котором продавец-консультант, работая индивидуально с покупателем, помогает ему подобрать товар и оформляет заказ покупателя. Покупатель оплачивает заказ и получает отобранный и оплаченный товар на складе или в пункте выдачи, куда он поступает со склада.

Cash&Carry

При этом формате торговли максимум товара размещается в торговом зале в транспортной упаковке (в коробках на поддонах-паллетах). За счет этого достигается снижение затрат на отдельные склады и работы по выкладке товара. В остальном этот формат торговли мало отличается от магазина самообслуживания.

Дискаунт

Дискаунтам свойственна ориентация на снижение всех затрат, включая оформление торгового зала и операционные издержки. За счет этого им удается снижать цены и, соответственно, повышать оборот. Успешнее всего дискаунты работают в составе торговых сетей.

Технологически дискаунты похожи на Cash&Carry, но количество персонала и уровень сервиса сведены к минимуму, а все управленческие и коммерческие функции вынесены в центральный офис.

Выбор оборудования

Выбор электронного торгового оборудования зависит от формата торговли. Но в любом случае вам необходимо принять решение по выбору:

• кассовых аппаратов;

• сканеров штрих-кодов;

• принтеров штрих-кодов;

• терминалов сбора данных;

• весов.

Кассовые аппараты

Для розничной торговли можно использовать:

• электронные кассовые аппараты (ECR);

• компьютерные кассы (POS);

• фискальные принтеры.

Электронные кассовые аппараты являются самыми дешевыми, но у них меньший объем функций, они менее гибки и, как правило, имеют ограничения по количеству хранимых в памяти товарных позиций.

Компьютерные кассы сочетают функциональную наполненность, гибкость и мощь профессионального решения. Именно их следует использовать в магазинах с большим ассортиментом и высокой проходимостью.

Фискальные принтеры могут подключаться к любому компьютеру и любому программному комплексу. Тем не менее, этот вариант можно рекомендовать только для специфических технологий торговли, когда невозможно использовать другие варианты.

Необходимо также учитывать конструкцию корпуса кассовых аппаратов. С этой позиции можно различать:

• моноблочные кассовые аппараты;

• модульные кассовые аппараты;

• дисперсные кассовые аппараты.

Моноблочные кассовые аппараты поставляются в едином корпусе, объединяющем все основные его узлы: клавиатура, монитор кассира, чековый принтер, дисплей для покупателя.

В модульных кассовых аппаратах эти узлы заключены в самостоятельные корпуса. Такая компоновка позволяет более свободно размещать составные части кассового аппарата на кассовом столе.

Дисперсные кассовые аппараты похожи на модульные. Но их конструктивные особенности позволяют полностью реализовать концепцию "Front-Facing", когда все узлы кассового аппарата размещаются строго между кассиром и покупателем.

Концепция "Front-Facing" вкупе с производительным чековым принтером и сканером позволяет максимизировать пропускную способность расчетно-кассового узла.

Чековые принтеры

По методу вывода информации на чековую ленту различают матричные принтеры и термопринтеры.

Основные характеристики:

• Скорость печати у термопринтера до 40 строк в секунду, у матричного - 2-4 строки в секунду.

• Замена чековой ленты у термопринтера простая, а у матричного - сложная.

• Расходные материалы: для термопринтера нужна только бумажная чековая лента, для матричного - бумажная чековая лента и картридж с красящей лентой.

Сканеры штрих-кодов

Из всего разнообразия сканеров выделим

• CCD-сканеры;

• ручные лазерные сканеры;

• стационарные многоплоскостные лазерные сканеры

CCD-сканеры дешевы, и их можно рекомендовать для магазинов со скромным бюджетом.

Ручные лазерные сканеры несколько дороже, но обладают большей дальностью и надежностью считывания. Но для считывания штрих-кода надо потратить время на то, чтобы взять сканер в руки, поэтому их можно рекомендовать для складов и магазинов с невысокой проходимостью.

Стационарные многоплоскостные лазерные сканеры лишены этого недостатка. Более того, они не требуют строго параллельной ориентации штрих-кода относительно сканера, что позволяет рекомендовать их для магазинов с высокой проходимостью.

Принтеры штрих-кодов.

Выбирая принтер штрих-кодов, необходимо, прежде всего, ориентироваться на следующие показатели:

• ресурс печати (максимальное количество печатаемых этикеток в месяц);

• объем памяти принтера (определяет максимальное количество этикеток, печатаемых за один раз);

• производительность принтера (скорость печати).

В зависимости от способа нанесения этикеток на товар и территориального расположения подразделений, вам необходимо решить, поставите ли вы один высокопроизводительный принтер на все подразделения, или по небольшому принтеру в каждое подразделение.

Терминалы сбора данных

Терминалы сбора данных представляет собой портативное устройство, оборудованное встроенным или подключаемым сканером штрих-кодов. Терминалы сбора данных могут сохранять в своей памяти разнообразную информацию по товару и обмениваться данными с информационной системой.

Терминалы сбора данных удобно использовать для проведения инвентаризации. Для этого нужно просто просканировать весь товар (вводя, при необходимости, количество товара), передать собранные данные в информационную систему, и инвентаризация готова. Технология использования терминалов сбора данных позволяет не закрывать магазин на учет, проводя инвентаризацию "на ходу".

Весы

Планируя продажи весового товара, примите решение о способе подключения весов. Их два:

Первый способ несколько проще, но заставляет взвешивать товар в процессе оплаты, что может привести к образованию очередей к кассам. Поэтому подключение весов к кассовым аппаратам не рекомендуется для магазинов с высокой проходимостью.

Второй способ позволяет разделить взвешивание товара и его оплату. Но для этого весы нужно соединить с информационной системой, которая будет загружать в весы номенклатуру весовых товаров.

Выбор информационной системы

Выбирая информационную систему (ИС), обратите внимание на следующие вопросы:

Характеристики информационной системы

Информационную систему можно оценивать с самых различных позиций. Но важнейшими из них являются следующие характеристики:

• гибкость, способность перестраиваться под специфические особенности технологии вашего бизнеса;

• развиваемость, способность изменять свою функциональность с течением времени;

• адекватность и функциональная полнота, наличие той совокупности функциональных возможностей, которая удовлетворяет ваши потребности;

• оперативность, способность обрабатывать информацию в темпе бизнеса;

• независимость от поставщика решения, возможность настраивать и развивать систему своими силами.

Мы не включили в список такие характеристики, как, надежность и безопасность. Мы не забыли о них, а просто хотим привлечь внимание к наиболее важным аспектам, которые, к сожалению, не всегда принимаются в расчет.

Особенности и возможности поставщика решения

Оценивая поставщика решения, убедитесь в том, что он:

Соединение информационной системы с технологией бизнеса

Управление в условиях автоматизации и управление без информационной системы имеют существенные отличия. Суть этих отличий заключается в том, что сама по себе информационная система не приведет вашу компанию к успеху и не решит ваших проблем. Необходима тесная увязка информационной системы и вашей технологии управления. Более того, для достижения стратегического успеха эта увязка должна существовать в течение длительного времени и независимо от того, насколько изменяется ваш бизнес и ваше представление об эффективном его управлении.

Чтобы такая увязка сложилась необходимо провести определенные работы, изменяя ИС и переходя на более эффективные методы управления бизнесом. Конечной целью таких работ будет создание целостной системы управления предприятием, неотъемлемой - но не единственной - частью которой является информационная система. Естественно, для этого ИС должна быть гибкой, а заказчик должен быть готов к инновациям в управлении.

Этап взаимной притирки информационной системы и управления бизнесом имеет смысл начинать до крупномасштабных закупок оборудования.

Для жестких "коробочных" информационных систем, неспособных к учету особенностей бизнеса, этот этап, разумеется, не нужен.

Приобретение оборудования и ИС

Приобретая оборудование и лицензии на информационную систему, обратите внимание на совместимость оборудования с информационной системой.

Кроме того, предусмотрите возможность поэтапного приобретения и внедрения.

Внедрение ИС

Внедрение информационной системы может происходить двумя путями:

• все сразу;

• постепенно.

Первый вариант, при всей его привлекательности, для гибких информационных систем мало реален. Причем источник такой оценки лежит не в неспособности поставщика решения сразу внедрить все функции своей информационной системы, а скорее в невозможности самого предприятия-заказчика полноценно выполнить свою часть работы по постановке задачи и вводу справочников и первичной информации.

Поэтому, если вы сделали выбор в пользу гибкой информационной системы, планируйте поэтапное ее внедрение:

• вначале запускаются только самые необходимые функции;

• затем функциональное наполнение информационной системы расширяется.

Кроме того, планируя внедрение ИС, необходимо оптимизировать затраты и сроки, эффективно распределив обязанности и ответственность между поставщиком решения и вашими специалистами. Но для этого сама ИС должна быть достаточно открытой и обеспечивать определенный уровень независимости предприятия-заказчика от поставщика решения. Иными словами, заказчик должен иметь возможность самостоятельно проводить часть работ по настройке ИС. Такая возможность необходима, потому что:

• собственный специалист лучше знает свое предприятие;

• собственного специалиста проще контролировать по срокам и результату;

• собственный специалист обходится дешевле.

Помимо этого, рассчитывая на свои силы, вы меньше зависите от поставщика решения.

Оборотной стороной опоры на собственные силы является необходимость иметь в своем штате квалифицированных специалистов.

Эксплуатация и развитие ИС

Любая информационная система (кроме, наверное, очень жестких систем) требует поддержки квалифицированным персоналом. Вы можете:

• полностью взять поддержку на себя, экономя на платежах поставщику решения;

• взять на себя оперативную поддержку, обращаясь к поставщику решения по сложным вопросам;

• полностью поручить поставщику решения или сторонней сервисной организации поддержку вашей ИС (т.н. "аутсорсинг"), экономя на персонале.

Выбор зависит от ваших приоритетов. В любом случае, убедитесь в квалификации тех людей, которые будут поддерживать ИС в ходе эксплуатации.

Неразвивающаяся ИС через некоторое время безнадежно устареет и ее нужно будет заменить. Стратегически это невыгодно. Поэтому заранее спланируйте, как будет развиваться ваша ИС в ходе эксплуатации, и кто будет выполнять соответствующие работы. Здесь выбор тот же:

•     развивать систему самостоятельно;

•     простые вещи делать самому, а за сложными доработками обращаться к поставщику решения;

•     все поручить поставщику решения.

Безусловно, прежде чем ставить перед собой эти вопросы, убедитесь, что информационная система способна к развитию.

Источник http://soft-sib.ru