Бит - это единица информации в кибернетике, в документообороте такой единицей является документ. В любой организации, где налажена система документооборота, нет места для простых приказов. Обязательно существуют документы, содержащие решения, поручения и т. д. Системы документооборота занимаются тем, что хранят документы, их историю, обеспечивают их перемещение по организации, помогают отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился. Документ- это базовый инструмент управления. Управление организацией осуществляется через документы.
Чаще всего путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Очень часто слышим фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или наоборот. У каждого документа в системе документооборота есть своя «карточка» наподобие библиотечной. В такой карточке определенный набор полей привязан к типу документа.
Делопроизводство - это термин, используемый в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются на правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота...
Основные задачи, в системе документооборота
Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. Здесь приведен список часто встречающихся задач.
- Поддержка качественного накопления.
- Обеспечение эффективного управления.
- Прозрачность деятельности организации.
- Система контроля качества, по международным нормам.
- Контроль деятельности предприятия.
- Кадровая гибкость.
- Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
- Формализации деятельности работников.
- Управление и доступ к информации.
- Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.
- Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета.
- Оптимизация процессов.
- Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
- Автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Документооборот в России
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
- С документами работают абсолютно асе организации и большое количество частных лиц.
- Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
- За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
- Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто стремятся повысить свою квалификацию.
- Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
Источник: http://workpaper.ru/