Начало работы
Для начала работы с программой необходимо заполнить все основные справочники.
Рекомендованный порядок заполнения:
- Клиенты (необходим при вводе машин службы такси в справочник Автопарк и при создании путевых листов)
- Сотрудники (необходим при вводе машин в справочник Автопарк и при создании путевых листов)
- Модели (необходим при вводе машин в справочник Автопарк)
- Цвета автомобилей (необходим при вводе машин в справочник Автопарк)
- ГСМ / Топливо (необходим при вводе машин в справочник Автопарк, также отражается при выводе на печать формы путевого листа). В справочнике имеется возможности вести учет истории цен на ГСМ.
- Смены (необходим при создании путевых листов)
Справочник Автопарк
Справочник Автопарк содержит все основные сведения по автомобилям. Помимо основных сведений по автомобилю здесь же содержатся сведения о закрепленных водителях за конкретным автомобилям и клиентах, где наиболее часто этот автомобиль используется. Также здесь содержатся вкладки с дата и прохождения ГТО и сведениями о ДТП.
В таблице автотранспорта предусмотрена цветовая индикация автомобилей, по которым истекает срок ГТО.
Закрепление автомобиля за водителем и клиентом позволяет автоматически подставлять эти данные при заполнении путевого листа.
Вся дополнительная информация во вкладках становится доступна к редактированию и записи после сохранения нового автомобиля.
Поля обязательные для заполнения:
- Гос. номер
- Модель
- Вид топлива
- Собственник (необходимо для определения организации, выдающей путевой лист, если в это поле должна быть Ваша фирма, введите ее в справочник Клиенты)
- Интервал прохождения ТО
Если заполнено поле "Дата списания авто", то автомобиль не будет отображаться при заполнении путевых листов. То же самое происходит и с удаленными автомобилями.
Путевые листы
При заполнении путевого листа, в большинстве случаев, достаточно выбрать автомобиль, данные: организация, водитель, клиент и пробег при выезде будут заполняться автоматически.
Для закрытия путевого листа необходимо полностью заполнить раздел "Прибытие": пробег при въезде, время прибытия и диспетчера, который принял автомобиль. Если хоть одно из этих полей не заполнено, путевой лист будет считаться не закрытым.
ВАЖНО! При создании нового путевого автомобиль, по которому существуют не закрытые путевые листы, будет отсутствовать в списке выбора.
При изменении даты в путевом листе, поля формы автоматически очищаются!
Номера путевых листов проставляются и подбираются автоматически. При создании путевого листа на более ранние даты, где уже есть документы, программа будет автоматически искать свободный номер для путевого листа на эту дату, при отсутствии свободного номера будет подставлен следующий максимальный номер по общему порядку.
Для вывода путевого листа на печать нет необходимости для его сохранения, существует возможность печать на любом этапе заполнения документа.
Права менеджера не позволяют редактировать и добавлять путевые листы за период ранее вчерашнего дня и поздее завтрашнего. Также у менеджера отсутствуют права на удаление документов. Интерфейс Администратора позволяет выполнять все эти функции.
В таблице путевых листов существует возможность настройки таблицы: за период и вывод только открытых путевых листов.
Учет заправок ГСМ
В таблицу выводится список путевых листов за период (период списка настраивается аналогично списку путевых листов). Заправки вводятся только на закрытые путевые листы. При попытке внести заправку на открытый путевой лист программа попросит сначала закрыть документ.
Добавление заправки осуществляется либо двойным кликом мыши по путевому листу в списке ГСМ, либо выборе - активации нужной записи и нажатием кнопки Добавить. При этом будет открыта форма редактирования заправок ГСМ.
В форму входит два варианта заправки: заправка по основному виду топлива (которое указано по автомобилю в автопарке) и по вспомогательному виду топлива. При этом расход горючего по автомобилю в отчетах будет считаться только по основному виду топлива.
Для ввода заправки вспомогательного вида ГСМ необходимо нажать кнопку развернуть в форме редактирования.
