Софт и Веб

Бит - это единица информации в кибернетике, в документообороте такой единицей является документ. В  любой организации, где налажена система документооборота, нет места для простых приказов. Обязательно существуют  документы, содержащие решения, поручения и т. д. Системы документооборота  занимаются тем, что хранят документы,  их историю, обеспечивают их перемещение по организации, помогают  отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился.  Документ- это  базовый инструмент управления.  Управление организацией осуществляется через документы.

Чаще всего путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Очень часто слышим  фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или наоборот. У каждого документа в системе документооборота есть своя  «карточка» наподобие библиотечной. В такой карточке определенный набор полей привязан к типу документа.

Введение

В данном документе на основе материалов аналитических кампаний, таких как IDC и GаrtnerGroup, дается общепринятая классификация систем электронного управления документами, анализируются возможные результаты и отдача от инвестиций в эти технологии, раскрывается связь технологий электронного управления документами с такими концепциями как управление знаниями.

Специалистам в области информационных технологий, возможно, будет интересен весь документ, тогда как руководителей организаций могут заинтересовать второй и третий разделы, посвященные определению того, что такое:

• электронное делопроизводство
• документооборот
• корпоративные системы управления документами

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота.

В этой статье мы подойдем к системам электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).